Regulamin

REGULAMIN CHMURY FAKTUR

 

§ 1 Postanowienia ogólne

 

  1. Regulamin określa zasady i warunki techniczne świadczenia przez Tax Care Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, ul. Domaniewska 45, 02672 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000303939, REGON 141315705, NIP 5213480707, której kapitał zakładowy wynosi 6 000 000 zł (opłacony w całości) usług drogą elektroniczną za pośrednictwem Chmury Faktur.
  2. Każdy Użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Regulaminu od chwili podjęcia czynności zmierzających do skorzystania z usług oferowanych przez Chmurę Faktur, ze szczególnym uwzględnieniem rozpoczęcia przesyłania danych.
  3. Rozpoczęcie korzystania z Chmury Faktur jest równoznaczne z pełną akceptacją przez Użytkownika warunków Regulaminu bez konieczności sporządzenia odrębnej umowy.

 

§ 2 Definicje

 

  1. Użyte w Regulaminie określeniom nadaje się następujące znaczenie:
  1. Chmura Faktur – oprogramowanie i serwis Chmury Faktur, obsługiwany przez Tax Care i rozpowszechniany pod nazwą „Chmura Faktur”, dostępny w sieci Internet w domenie https://chmurafaktur.pl lub za pośrednictwem aplikacji mobilnej dostępnej dla urządzeń z systemem operacyjnym Android lub iOS. Chmura Faktur przeznaczona jest dla Użytkowników i umożliwia korzystanie z usług określonych w § 3 ust. 3 Regulaminu;
  2. Faktura Elektroniczna – faktura wystawiona, przesłana, odbierana i przechowywana w formie elektronicznej w Chmurze Faktur;
  3. Bank – Idea Bank Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, ul. Przyokopowa 33, 01-208 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000026052, NIP 5260307560, REGON 011063638, posiadająca kapitał zakładowy w wysokości 156 803 962 PLN (opłacony w całości), email: kontakt@ideabank.pl;
  4. Bankowość Internetowa – usługa świadczona drogą elektroniczną przez Bank, zapewniająca dostęp do rachunków oraz dostęp do innych produktów i usług oferowanych przez Bank, umożliwiająca w szczególności składanie wniosków o zawarcie umowy, zleceń płatniczych lub uzyskiwanie informacji o rachunkach, produktach i usługach oferowanych przez Bank;
  5. Umowa – umowa o świadczenie usług zawarta pomiędzyUżytkownikiem a Tax Care;
  6. Użytkownik – podmiot, który korzysta z zasobów Chmury Faktur w zakresie przewidzianym w Regulaminie;
  7. Regulamin – niniejszy regulamin Chmury Faktur;
  8. Strona – Tax Care lub Użytkownik, przy czym Użytkownik oraz Tax Care łącznie nazywanymi są „Stronami”;
  9. Tax Care – Tax Care S.A. z siedzibą w Warszawie (02-672), przy ul. Domaniewska 45, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000303939, REGON 141315705, NIP 5213480707, której kapitał zakładowy wynosi 6 000 000 zł (opłacony w całości).

 

§ 3 Zakres i funkcjonalności Chmury Faktur

 

  1. Usługi świadczone w Chmurze Faktur stanowią usługi świadczone drogą elektroniczną przez Tax Care na rzecz Użytkownika na podstawie Regulaminu.
  2. Korzystanie z Chmury Faktur oraz składanie przez Użytkownika zleceń za pośrednictwem Chmury Faktur możliwe jest 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu.
  3. Tax Care udostępnia Chmurę Faktur m. in w następujących celach:
    1. wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania Faktur Elektronicznych;
    2. importowania i przechowywania skanów i kopii dokumentów wprowadzonych do Chmury Faktur;
    3. wykonywania czynności związanych z przetwarzaniem, przygotowaniem oraz generowaniem danych i dokumentów księgowych;
    4. archiwizacja wygenerowanych i zaimportowanych danych znajdujących się w dokumentach wprowadzonych do Chmury Faktur.
  4. Aby Użytkownik mógł korzystać z Chmury Faktur niezbędne jest przejście procesu rejestracji w Chmurze Faktur z zastrzeżeniem § 4 ust. 2 Regulaminu.
  5. W procesie rejestracji do Chmury Faktur Użytkownik używa loginu stanowiącego adres poczty elektronicznej (e-mail) oraz samodzielnie ustanowionego hasła. Na adres e-mail zostanie wysłany link umożliwiający zakończenie procesu aktywacji konta. Hasło Użytkownika jest przyporządkowane do jego loginu i stanowi zabezpieczenie danych przed dostępem osób niepowołanych. Tax Care nie ponosi odpowiedzialności w razie ujawnienia przez Użytkownika loginu lub hasła osobom trzecim.
  6. Faktury Elektroniczne, o których mowa w ust. 3 pkt 1 powyżej wysyłane są na adres poczty elektronicznej (email) odbiorcy podany przez Użytkownika. Faktury Elektroniczne wystawiane w Chmurze Faktur spełniają wymogi określone przez art. 106m ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2017 r., poz. 1221 ze zm. Użytkownik wystawiając faktury bierze na siebie odpowiedzialność i obowiązek uzyskania uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę.

 

§ 4 Użytkownik

 

  1. Dostęp do wszystkich funkcjonalności Chmury Faktur wskazanych w §3 ust. 3 Regulaminu uzyska Użytkownik, który prawidłowo przeszedł proces rejestracji w Chmurze Faktur.
  2. Użytkownik, który nie przejdzie procesu rejestracji w Chmurze Faktur może korzystać z jej zasobów wyłącznie poprzez pobranie Faktury Elektronicznej wystawionej Użytkownikowi poprzez innego Użytkownika Chmury Faktur.
  3. Użytkownik zobowiązany jest stosować się do zaleceń i instrukcji Chmury Faktur, pojawiających się w trakcie użytkowania m. in. w postaci komunikatów i zadań.
  4. Użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Regulaminu od chwili podjęcia czynności zmierzających do skorzystania z usług oferowanych przez Chmurę Faktur, ze szczególnym uwzględnieniem rozpoczęcia przesyłania danych.
  5. Użytkownik zobowiązany jest do wprowadzenia prawidłowych, kompletnych i zgodnych ze stanem faktycznym i prawnym danych.
  6. Użytkownik zobowiązany jest do kontrolowania oraz weryfikacji danych oraz numerów kont bankowych kontrahentów wprowadzanych do Chmury Faktur.
  7. Użytkownik zobowiązany jest zabezpieczyć wszelkie urządzenia, przy pomocy których korzysta z Chmury Faktur, przed działaniem złośliwego oprogramowania i nieuprawnionym dostępem osób trzecich. Użytkownik jest zobowiązany korzystać z Chmury Faktur wyłącznie w okolicznościach zapewniających poufność komunikacji. Użytkownik Chmury Faktur zobowiązywany jest do każdorazowego wylogowania się z Chmury Faktur po zakończeniu korzystania.

 

§ 5 Tax Care

 

  1. Tax Care zastrzega sobie prawo do przerwania świadczenia usług w przypadku stwierdzenia naruszenia przez Użytkownika Regulaminu, obowiązującego prawa lub ogólnie przyjętych norm społecznych i moralnych.
  2. Zabronione jest wprowadzanie do Chmury Faktur treści o charakterze bezprawnym. Niedopuszczalne jest korzystanie z Chmury Faktur w sposób uniemożliwiający lub mający na celu nieautoryzowany dostęp do Chmury Faktur, wprowadzanie do niego złośliwego oprogramowania lub uniemożliwienia albo zakłócenia jego prawidłowego działania.
  3. W przypadku otrzymania przez Tax Care zgłoszenia o bezprawnym charakterze danych wprowadzanych do Chmury Faktur przez Użytkownika, Tax Care ma prawo zgodnie z art. 14 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną do uniemożliwienia Użytkownikowi dostępu do jego danych. W takim przypadku Użytkownik zostanie powiadomiony o blokadzie konta.
  4. Tax Care zastrzega sobie prawo do zaprzestania świadczenia usług w przypadku awarii bądź modernizacji technicznej Chmury Faktur oraz w przypadku wystąpienia przerw technicznych.
  5. Tax Care dołoży należytej staranności, by Chmura Faktur była na bieżąco aktualizowana poprzez uwzględnianie zmian przepisów prawa mających wpływ na właściwe działanie Chmury Faktur lub poszczególnych funkcjonalności.
  6. Tax Care nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z:
    1. przerw w dostawie usługi lub niedostępności Chmury Faktur niezależnych od Tax Care lub będących następstwem zdarzeń, których Tax Care nie mógł przewidzieć;
    2. niepoprawnego funkcjonowania systemu niebędącego winą Tax Care np. błędów sieci telekomunikacyjnej;
    3. dostępu do konta Użytkownika przez osoby nieautoryzowane;
    4. nieznajomości lub nieprzestrzegania Regulaminu;
    5. niebezpieczeństw związanych z użytkowaniem sieci np. ataków hakerskich, zainfekowania systemu przez wirusy.
  7. Tax Care nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z powodu błędnego użycia Chmury Faktur lub funkcjonalności lub podania przez Użytkownika danych nieprawdziwych i w związku z tym generowania przez Chmurę Faktur nieprawdziwych dokumentów księgowych, a także z innych przyczyn niezależnych od Tax Care.
  8. Tax Care nie ponosi odpowiedzialności za awarie sieci Internet i spowodowaną tym niedostępność, ograniczoną dostępność czy też niewłaściwe działanie Chmury Faktur lub jakiejkolwiek jego części.
  9. Tax Care nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez Użytkownika bezpośrednio lub pośrednio, w tym szkody z tytułu utraty zysków z prowadzenia przedsiębiorstwa, przerw w działalności przedsiębiorstwa lub utraty informacji gospodarczej, powstałe z powodu użycia, niemożliwości użycia lub błędnego użycia Chmury Faktur.

 

§ 6 Warunki i wymagania techniczne

 

  1. Korzystanie z wszystkich funkcjonalności Chmury Faktur jest możliwe po prawidłowym zalogowaniu się przez Użytkownika w Chmurze Faktur.
  2. Wymagania techniczne, niezbędne do współpracy z Chmurą Faktur za pośrednictwem strony internetowej:
      1. dostęp do sieci Internet;
      2. posiadanie konta poczty elektronicznej (e-mail);
      3. korzystanie z jednej z rekomendowanych przeglądarek internetowych tj. Firefox 24, Internet Explorer 8, Chrome 25, Opera 12, Safari 5 lub ich nowszych wersji;
      4. systemy informatyczne Użytkownika powinny mieć włączoną obsługę plików cookies i włączony Javascript.
  3. Wymagania techniczne, niezbędne do współpracy z Chmurą Faktur za pośrednictwem aplikacji mobilnej:
      1. dostęp do sieci Internet;
      2. posiadanie konta poczty elektronicznej (e-mail); 3) korzystanie z systemu operacyjnego Android w wersji minimum 6.0 lub iOS w wersji minimum 11.
  4. Do przeglądania lub drukowania wydruków generowanych przez Chmurę Faktur konieczne jest posiadanie programu do przeglądania i drukowania plików PDF (np. Adobe Acrobat).
  5. Tax Care zastrzega sobie prawo do krótkich przerw w dostępie do Chmury Faktur wynikających z okresowej konserwacji systemu lub spowodowanych zdarzeniami losowymi.
  6. Użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania zakazu nadużywania środków komunikacji elektronicznej oraz dostarczania przez lub do Chmury Faktur następujących treści:
      1. powodujących zachwianie pracy lub przeciążenie Chmury Faktur lub innych podmiotów biorących bezpośredni lub pośredni udział w świadczeniu usług drogą elektroniczną;
      2. niezgodnych z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa;
      3. naruszających dobra osób trzecich, ogólnie przyjęte normy społeczne, moralne lub godzące w dobre obyczaje, obraźliwe czy naruszające czyjąkolwiek godność.
  7. W przypadkach szczególnych, mających wpływ na bezpieczeństwo lub stabilność Chmury Faktur, Tax Care ma prawo do zaprzestania lub ograniczenia świadczenia usług oraz działania Chmury Faktur, bez wcześniejszego powiadomienia oraz do przeprowadzenia prac konserwacyjnych mających na celu przywrócenie bezpieczeństwa i stabilności systemu teleinformatycznego.
  8. Tax Care nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w świadczeniu usług oraz działaniu Chmury Faktur wynikające z awarii lub przypadków wadliwego funkcjonowania systemów teleinformatycznych będących poza wpływem Tax Care.
  9. Niezależnie od powyższego Tax Care ma prawo zaprzestać świadczenia usług w każdym czasie, jeżeli takie uzasadnione żądanie zostanie zgłoszone wobec niej przez dostawcę Internetu lub inny uprawniony podmiot.
  10. Tax Care nie odpowiada za szkody spowodowane wadliwym działaniem systemu transmisji, w tym awariami sprzętu, opóźnieniami i zakłóceniami przesyłu informacji.
  11. Informacje dotyczące usług przedstawione przez Tax Care w Chmurze Faktur nie stanowią oferty w rozumieniu art. 71 Kodeksu cywilnego.
  12. Tax Care oświadcza, że informacje składające się na zasoby Chmury Faktur są zbierane i redagowane z należytą starannością.
  13. Tax Care nie ponosi odpowiedzialności za decyzje Użytkownika podjęte w oparciu o informacje uzyskane w wyniku korzystania z zasobów Chmury Faktur.
  14. Tax Care zobowiązuje się do niezwłocznej naprawy wszelkich usterek uniemożliwiających dostęp do Chmury Faktur lub utrudniających dostęp do usług.
  15. Warunkiem korzystania w pełnym zakresie z funkcjonalności aplikacji mobilnej Chmury Faktur jest wyrażenie zgód dostępu m. in. do: aparatu, galerii, pamięci urządzenia oraz wyświetlanie powiadomień systemowych.

 

§ 7 Prawa własności intelektualnej

 

  1. Wszelkie prawa do treści zawartych w Chmurze Faktur oraz będących składnikiem usług, przysługują Tax Care lub osobom trzecim, które wyraziły zgodę na rozpowszechnianie ich przez Tax Care na warunkach określonych w Regulaminie.
  2. Użytkownikowi przysługuje prawo do korzystania z treści zawartych w Chmurze Faktur oraz będących składnikiem usług wyłącznie na warunkach określonych Regulaminem i wyłącznie w zakresie użytku osobistego.
  3. Żaden fragment publikacji (zawartość taka jak: tekst, grafika, logotypy, ikony, obrazy, zdjęcia, pliki audio, wideo, pliki z danymi, prezentacje, programy oraz wszelkie inne dane) prezentowany w Chmurze Faktur nie może być powielany lub rozpowszechniany w żadnej formie i w żaden sposób bez uprzedniego zezwolenia Tax Care.
  4. Prawa autorskie związane z Chmurą Faktur podlegają ochronie Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz. U. z 1994 r. nr 24, Poz. 83 ze zm.).

§ 8 Postępowanie reklamacyjne

  1. Reklamacje dotyczące zarówno technicznych aspektów funkcjonowania Chmury Faktur, jak i innych kwestii związanych z usługami należy składać poprzez formularz kontaktowy zamieszczony na stronie Chmury Faktur.
  2. Reklamację należy składać nie później niż w ciągu 7 (siedmiu) dni od dnia, kiedy wystąpiła przyczyna reklamacji.
  3. Reklamacja powinna zawierać nazwę Użytkownika, jego imię i nazwisko, adres korespondencyjny, numer telefonu, jak również opis zgłaszanych zastrzeżeń oraz jednoznacznie sformułowane oczekiwanie wobec Tax Care.
  4. Reklamacje będą rozpatrywane przez Tax Care w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od daty otrzymania reklamacji przez Tax Care. W przypadkach szczególnie skomplikowanych, gdy rozpoznanie reklamacji będzie wymagało dokonania szczegółowych ustaleń, termin udzielenia odpowiedzi może zostać wydłużony, z tym że odpowiedź powinna być udzielona nie później niż w ciągu 60 (sześćdziesięciu) dni kalendarzowych od daty otrzymania reklamacji przez Tax Care.

 

§ 9 Przetwarzanie danych osobowych

 

  1. Administratorem danych osobowych Użytkownika jest Tax Care z siedzibą w Warszawie przy ul. Domaniewska 45.
  2. Z powołanym w Tax Care Inspektorem Ochrony Danych Użytkownik może się skontaktować kierując korespondencję drogą tradycyjną pod powyższy adres siedziby Tax Care (z dopiskiem „IOD”) lub poprzez pocztę elektroniczną na adres: IOD@taxcare.pl.
  3. Dane osobowe Użytkownika będą przetwarzane w następujących okolicznościach w oparciu o poniższe podstawy prawne:
    1. w celu realizacji usługi świadczonej w Chmurze Faktur – z uwagi na okoliczność, że przetwarzanie danych osobowych Użytkownika jest niezbędne do wykonania tej usługi, w tym w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Chmury Faktur;
    2. w celu przeciwdziałania nadużyciom, przypadkom łamania Regulaminu oraz innych zachowań niezgodnych z przepisami prawa, np. oszustwom lub z ogólnie przyjętymi normami społecznymi – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Tax Care, jakimi jest zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Chmury Faktur;
    3. w wewnętrznych celach administracyjnych Tax Care, w tym w celach statystycznych, jako realizacja prawnie uzasadnionych interesów Tax Care oraz zarządzania bazą klientów Tax Care;
    4. w celu rozpatrywania potencjalnych reklamacji składanych przez Użytkownika oraz dochodzenia lub obrony praw przed sądem – na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Tax Care polegających na możliwości ustosunkowania się do zarzutów i w celu obrony przed potencjalnymi roszczeniami;
    5. w celu marketingowym (uwzględniających profilowanie w tych celach w związku z przedstawianiem Użytkownikowi spersonalizowanej oferty) – na podstawie zgody, która może być wycofana w każdym czasie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem) lub prawnie uzasadnionych interesów Tax Care, do których należy marketing bezpośredni produktów i usług Tax Care;
    6. w celu analitycznym oraz badania satysfakcji Użytkownika – będących realizacją prawnie uzasadnionych interesów Tax Care, jakimi są doskonalenie prezentowanych przez Tax Care produktów i usług pod kątem zapotrzebowania i zadowolenia Użytkownika.
  4. Dane Użytkownika nie będą udostępniane odbiorcom danych, z wyjątkiem podmiotów uprawnionych przepisami prawa chyba, że na podstawie odrębnej zgody Użytkownika, podmiotom powiązanym kapitałowo z Tax Care. Dane mogą być także przekazywane partnerom biznesowym Tax Care, z którymi Tax Care współpracuje np. w celu zapewnienia możliwości funkcjonowania Chmury Faktur lub innym podwykonawcom, jak np. podmioty dostarczające usługi informatyczne, działającym na zlecenie Tax Care.
  5. Dane Użytkownika przechowywane będą do czasu usunięcia konta w Chmurze Faktur, a następnie do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń a w celach marketingowych – do czasu wycofania zgody lub wniesienia przez Użytkownika sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych w celach marketingowych.
  6. Użytkownik – stosownie do sytuacji – ma prawo dostępu do danych, uzyskania kopii danych, żądania sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  7. Użytkownik ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych w sytuacji ich przetwarzania przez Tax Care na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Tax Care, np. w celach marketingowych (w tym do profilowania w tych celach).
  8. Użytkownik ma prawo do wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem – o ile przetwarzanie danych opiera się wyłącznie na zgodzie Użytkownika.
  9. Podanie danych osobowych przez Użytkownika jest dobrowolne, co oznacza, że rejestracja i związane z nią podanie danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym jednak niezbędne jest do zaistnienia możliwości założenia konta w Chmurze Faktur oraz realizacji przez Tax Care świadczenia usługi w Chmurze Faktur.

 

§ 10 Powierzenie przetwarzania danych osobowych

 

  1. W celu skorzystania z usługi świadczonej w Chmurze Faktur, Użytkownik jako Administrator danych zawartych w Fakturach Elektronicznych i dokumentach przechowywanych w Chmurze Faktur powierza Tax Care jako Procesorowi przetwarzanie danych osobowych, a Procesor zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych mu przez Administratora danych, danych osobowych w imieniu i na rzecz Administratora danych.
  2. Procesor oświadcza, że stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, niezbędne do zapewnienia właściwego stopnia bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w pełni uwzględniające wymogi Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (zwane dalej: „RODO”), w tym w szczególności w aspekcie zapewnienia ochrony praw osób fizycznych, których dane dotyczą. Procesor oświadcza również, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia tych środków, w szczególności poprzez fachową wiedzę, doświadczenie i zasoby umożliwiające realizację obowiązków wynikających z RODO.
  3. Procesor oświadcza, że spełnia następujące wymogi wskazane w Wykazie środków technicznych i organizacyjnych zapewniające bezpieczeństwo powierzonych do przetwarzania danych osobowych: 1) każda osoba dopuszczona do przetwarzania danych osobowych (np. pracownik Procesora) posiada upoważnienie do przetwarzania danych oraz złożyła oświadczenie o zachowaniu danych osobowych w tajemnicy;
    1. obszar przetwarzania danych osobowych chroniony jest przed dostępem osób nieuprawnionych (w tym w szczególności przez zamykane na klucz pomieszczenia oraz szafy, w których przechowywane są dokumenty papierowe zawierające dane osobowe);
    2. procesor stosuje zasadę uprawnień koniecznych, tzn. każda osoba dopuszczona do przetwarzania danych osobowych posiada dostęp wyłącznie do takiego zakresu danych, jaki jest jej niezbędny do wykonywania przez nią swoich obowiązków;
    3. każda osoba dopuszczona do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym posiada indywidualne konto dostępu zapewniające rozliczalność operacji na tych danych;
    4. stosowane jest silne hasło dostępu do systemu informatycznego;
    5. system regularnie wymusza zmianę hasła;
    6. system zbiera logi systemowe dla zdarzeń związanych z logowaniem/wylogowywaniem danych oraz nadawaniem uprawnień do systemów;
    1. stosowany jest system ochrony przed wirusami;
    2. dyski, na których przechowywane są dane osobowe są backupowane (a kopie zapasowe przechowywane w bezpiecznej odległości od lokalizacji centralnej);
    3. lokalne dyski twarde komputerów przenośnych są szyfrowane.
  4. Administrator danych oświadcza, że w jego ocenie Procesor daje rękojmię zgodnego z przepisami prawa, w tym z przepisami RODO, przetwarzania danych powierzonych mu przez Administratora danych.
  5. Administrator danych oświadcza, że decyduje o celach i środkach przetwarzania powierzonych Procesorowi danych osobowych, tzn. przysługuje mu status wynikający z art. 4 pkt 7 RODO oraz, że powierzył Procesorowi, na podstawie art. 28 RODO, przetwarzanie danych w zakresie wskazanym poniżej.
  6. Procesor zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych mu danych osobowych w zakresie wskazanym poniżej i w celu niezbędnym do realizacji obowiązków wynikających z powierzenia mu przetwarzania danych osobowych zawartych w Fakturach Elektronicznych i dokumentach przechowywanych w Chmurze Faktur oraz korzystania przez Administratora danych z Chmury Faktur w zakresie wskazanym § 3 ust. 3 Regulaminu.
  7. Zakres powierzonych danych osobowych co do zasady przedstawia się następująco:
    1. Rodzaj świadczonej usługi – korzystanie przez Administratora danych z Chmury Faktur w zakresie wskazanym § 3 ust. 3 Regulaminu;
    2. Kategoria osób, których dane dotyczą – dane zawarte w Fakturach Elektronicznych i dokumentach przechowywanych w Chmurze Faktur;
    1. Zakres powierzonych danych osobowych – dane osobowe (imię, nazwisko, nazwa), identyfikacyjne (NIP, Regon, Pesel), adresowe (adres zamieszkania, adres siedziby, adres prowadzenia działalności), kontaktowe (numer telefonu, adres poczty elektronicznej), finansowe (dane dotyczące wzajemnych stosunków gospodarczych i rozliczeń).
  8. Powierzone dane osobowe mogą być przez Procesora:
    1. utrwalane,
    2. przechowywane,
    3. pobierane,
    4. opracowywane,
    5. porządkowane,
    6. weryfikowane,
    7. modyfikowane.

 

§ 11 Obowiązki Procesora

 

  1. Procesor ma – zgodnie z art. 28 RODO – obowiązek:
    1. przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora danych, tj. w zakresie i celu wynikającym z Regulaminu i nie może wykorzystywać powierzonych danych do realizacji innych, np. własnych, celów;
    1. dopuszczać do przetwarzania powierzonych danych osobowych jedynie osoby, którym Procesor nadał odpowiednie upoważnienia do dostępu do powierzonych danych osobowych;
    2. dopuszczać do przetwarzania powierzonych danych osobowych jedynie osoby, które na piśmie zobowiązały się do zachowania w tajemnicy, zarówno w trakcie, jak i po ustaniu stosunku prawnego łączącego te osoby z Procesorem, tak danych osobowych, jak i sposobów ich zabezpieczenia;
    3. stosować środki techniczne i organizacyjne, zapewniające odpowiedni do ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych stopień bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania danych osobowych np.:
      1. szyfrowanie danych osobowych,
      2. w sposób ciągły i nieprzerwany poufność, integralność, dostępność i odporność systemów i usług przetwarzania,
      3. zdolność do szybkiego przywrócenia danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;
    1. przestrzegać warunków korzystania z usług podmiotu, któremu podpowierza przetwarzanie danych osobowych, a więc takiego, który uzyskuje dostęp do danych powierzonych Procesorowi przez Administratora danych, w celu umożliwienia wykonywania przez Procesora usług świadczonych w Chmurze Faktur (dalej: „Podprocesor”);
    2. w razie potrzeby oraz na żądanie Administratora danych pomagać temu Administratorowi wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w przedmiocie wykonywania jej praw określonych w przepisach RODO;
    3. informować Administratora danych w terminie do 15 (piętnastu) dni roboczych o każdym przypadku skierowania do Procesora żądania, o którym stanowi pkt 6 powyżej, przez osobę, której dane dotyczą oraz udostępniania w tym przedmiocie Administratorowi danych niezbędnych informacji;
    4. udostępniać Administratorowi danych w terminie 15 (piętnastu) dni roboczych od dnia przesłania żądania przez Administratora danych, wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków związanych z powierzeniem Procesorowi przetwarzania danych, przy czym żądania takie nie mogą być nadmierne.
  2. Procesor ma obowiązek prowadzenia wszelkiej wymaganej przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych dokumentacji, w tym m.in. zobowiązany jest prowadzić Rejestr Kategorii Czynności Przetwarzania Danych Osobowych zawierający następujące informacje:
    1. imię i nazwisko lub nazwę oraz dane kontaktowe Procesora oraz Administratora Danych, a gdy ma to zastosowanie – przedstawiciela Procesora oraz inspektora ochrony danych Procesora;
    2. kategorie przetwarzań dokonywanych w imieniu Administratora danych;
    3. gdy ma to zastosowanie – informacje o przekazaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwę państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a w przypadku, o którym mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi RODO dokumentację odpowiednich zabezpieczeń;
    4. ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, zastosowanych przez Procesora w celu zapewnienia poufności, integralności i dostępności powierzonych danych osobowych.
  3. Procesor jest zobowiązany do wdrożenia i stosowania procedur służących wykrywaniu naruszeń ochrony danych osobowych oraz wdrażania właściwych środków naprawczych.
  4. Po stwierdzeniu naruszenia ochrony powierzonych danych osobowych Procesor, informuje o powyższym Administratora danych, wskazując:
    1. opis charakteru naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w szczególności kategorie osób, których naruszenie dotyczyło oraz przybliżoną ich liczbę;
    2. imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub określenie innej osoby kontaktowej w sprawie;
    3. opis możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych;
    4. opis środków zastosowanych lub proponowanych przez Procesora w celu zapobieżenia skutkom naruszenia, w tym opis proponowanych środków, które pomogą zapobiegać podobnym naruszeniom w przyszłości.
  5. Do czasu przekazania Procesorowi przez Administratora danych instrukcji postępowania w związku z naruszeniem ochrony danych, Procesor podejmuje bez zbędnej zwłoki działania mające na celu ograniczenie skutków tego naruszenia. Ewentualne poinformowanie przez Procesora o wystąpieniu zdarzenia osób, których dane dotyczyły oraz Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, może nastąpić wyłącznie po uprzednim uzgodnieniu takiego działania lub powiadomieniu o takim działaniu Administratora danych.
  6. Procesor zobowiązany jest dokumentować wszelkie naruszenia ochrony danych powierzonych mu przez Administratora danych, w tym okoliczności naruszenia, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze.
  7. Procesor ponosi odpowiedzialność za działania swoich pracowników i innych osób, przy pomocy których przetwarza powierzone dane osobowe, jak za własne działanie i zaniechanie.
  8. Administrator danych wyraża zgodę na dalsze powierzenie (dalej: „Umowa podpowierzenia” lub „podpowierzenie”) przez Procesora przetwarzania danych osobowych innym podmiotom przetwarzającym dane osobowe w celu zgodnym z Umową, niezbędnym do jej wykonania (dalej: „Podprocesorzy”). Procesor prowadzi listę Podprocesorów, którą udostępni Administratorowi danych na jego pisemne żądanie. W przypadku braku zgody na podpowierzenie danych danemu Podprocesorowi Administrator danych uprawniony jest do zakończenia współpracy zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie.
  9. Procesor zapewnia, że będzie korzystał wyłącznie z usług takich Podprocesorów, którzy zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO oraz innych przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych, a także, aby należycie chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
  10. Procesor zapewnia, że w Umowie podpowierzenia, na Podprocesora zostaną nałożone obowiązki odpowiadające obowiązkom Procesora określonym w Regulaminie, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie powierzonych danych osobowych odpowiadało wymogom RODO.
  11. Procesor zapewnia możliwość przeprowadzania przez Administratora danych w uzgodnionym pomiędzy Stronami terminie audytów w zakresie zgodności przetwarzania danych powierzonych przez Administratora danych, poprzez prawo żądania informacji dotyczących warunków przetwarzania oraz potwierdzenie przestrzegania przepisów RODO i niniejszego Regulaminu z zastrzeżeniem, że prawo to nie może naruszać tajemnicy przedsiębiorstwa Procesora.
  12. Administrator oświadcza, że wyraża zgodę na przekazywanie przez Procesora powierzonych danych osobowych do państwa znajdującego się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (zwanego „Państwem trzecim”), wyłącznie w celu prawidłowego wykonania postanowień Regulaminu, z zastrzeżeniem, że Procesor może przekazać dane osobowe tylko wtedy, gdy spełnione zostaną wymogi RODO odnoszące się do przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego.
  13. Wszelka korespondencja w sprawach związanych z powierzeniem przetwarzania danych, która zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami lub postanowieniami niniejszego Regulaminu nie wymaga zachowania formy pisemnej, będzie kierowana na adres poczty elektronicznej Użytkownika podany w procesie rejestracji.
  14. Postanowienia Regulaminu dotyczące powierzenia przetwarzania danych osobowych obowiązują przez okres realizacji usługi świadczonej w Chmurze Faktur.
  15. Po ustaniu obowiązywania Umowy, Procesor ma obowiązek niezwłocznie, tj. nie później niż w ciągu 14 (czternastu) dni kalendarzowych, usunąć wszelkie dane osobowe, które zostały mu powierzone przez Administratora danych, co oznacza w szczególności usunięcie wystawionych faktur w Chmurze Faktur, jak również usunąć wszelkie ich istniejące kopie, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy nakazują przechowywanie tych kopii.

 

§ 12 Pliki Cookies

 

  1. Korzystając z Chmury Faktur Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że na jego urządzeniu końcowym będą zamieszczane pliki Cookies (tzw. „ciasteczka”), do których dostęp będzie miał Tax Care.
  2. Pliki Cookies stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Chmury Faktur i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Chmury Faktur. Pliki Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
  3. Tax Care w ramach świadczonej usługi może zbierać i przetwarzać dane niezbędne do świadczenia usługi związanej z charakterem działalności i wynikającej z dostępnych funkcji Chmury Faktur.
  4. Tax Care oświadcza, że gromadzi informacje o osobach odwiedzających Chmurę Faktur wyłącznie na potrzeby Tax Care, a udostępnianie tychże informacji osobom trzecim możliwe jest tylko, gdy:
    1. wymagają tego przepisy prawa;
    2. w celu świadczenia usług lecz po uzyskaniu stosownej zgody od Użytkownika.
  5. Tax Care zastrzega sobie prawo do sporządzania statystyk charakteryzujących populację Użytkowników Chmury Faktur bądź innych osób odwiedzających Chmurę Faktur w celu wykorzystania danych do nawiązywanej współpracy z potencjalnymi Użytkownikami/ partnerami firmy.
  6. Użytkownik Serwisu w każdej chwili może zmienić ustawienia przeglądarki internetowej i zablokować pliki Cookies, niemniej jednak, powyższe wpłynie negatywnie na możliwość korzystania z Chmury Faktur.
  7. Szczegółowe zasady dotyczące plików Cookies zawarte zostały w Polityce Cookies zamieszczonej na stronie internetowej Chmury Faktur.

 

§ 13 Integracja Chmury Faktur z Bankowością Internetową

 

  1. Użytkownik, który korzysta z Bankowości Internetowej, ma możliwość zlecenia integracji Chmury Faktur z Bankowością Internetową.
  2. W przypadku zlecenia integracji, o której mowa w ust. 1, Użytkownik zobowiązany będzie do:
    1. akceptacji oświadczeń wymaganych przez Bank oraz Tax Care,
    2. akceptacji Regulaminu Serwisu Chmury Faktur,
    3. wskazania adresu e-mail w celu otrzymania kodu niezbędnego do procesu integracji.
  3. W ramach integracji Chmury Faktur z Bankowością Internetową:
    1. Użytkownik ma możliwość korzystania z funkcjonalności Chmury Faktur, o których mowa w §3 ust. 3,
    2. faktury przychodowe Użytkownika zostaną zaimportowane z Bankowości Internetowej do Chmury Faktur,
    3. Użytkownik ma możliwość dokonania płatności na rzecz kontrahenta w ramach Bankowości Internetowej z poziomu dokumentu otrzymanego w Chmurze Faktur wraz z automatycznym oznaczeniem statusu płatności faktury sprzedażowej na liście dokumentów otrzymanych („zapłacona”),
    4. w przypadku dokonania płatności przez kontrahenta, na rzecz którego Użytkownik wystawił fakturę przychodową, Użytkownik automatycznie otrzyma w Chmurze Faktur informację o statusie płatności faktury na liście dokumentów wystawionych („zapłacona”).
  4. W przypadku zakończenia korzystania przez Użytkownika z Bankowości Internetowej funkcjonalności wskazane w ust. 3 pkt 2 i 3 zostaną wyłączone i Użytkownik będzie mógł korzystać z funkcjonalności Chmury Faktur wyłącznie w zakresie, o którym mowa w §3 ust. 3.

 

§ 14 Postanowienia końcowe

 

  1. Regulamin obowiązuje od dnia 22 marca 2019 r.
  2. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
  3. Językiem porozumiewania się pomiędzy Tax Care a Użytkownikiem jest język polski.
  4. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu stanie się z jakichkolwiek przyczyn nieważne lub nieskuteczne, pozostaje to bez wpływu na ważność i skuteczność pozostałych postanowień Regulaminu.
  5. Treść Regulaminu może zostać utrwalona przez Użytkownika poprzez wydrukowanie, zapisanie na nośniku lub pobranie w każdej chwili ze strony https://chmurafaktur.pl.
  6. Tax Care zachowuje prawo do zmiany, w każdym czasie, treści Regulaminu. Wszelkie zmiany będą zamieszczane na stronie https://chmurafaktur.pl i będą wchodzić w życie z dniem ich publikacji lub przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail wskazany przez Użytkownika podczas rejestracji do Chmury.
  7. Korzystanie przez Użytkownika z Chmury Faktur po wprowadzeniu zmian Regulaminu oznacza ich akceptację.
  8. Tax Care zastrzega możliwość zmiany funkcjonalności Chmury Faktur w każdym czasie, przy czym zmiany te nie stanowią zmiany Regulaminu.

Korzystaj za darmo!