Regulamin

(wprowadzony 17 grudnia 2020 r.)

  1. Postanowienia ogólne
  1. Usługi w ramach Chmury Faktur świadczy Bank.
  1. Definicje

Użyte w Regulaminie określenia mają następujące znaczenie:

  1. Chmura Faktur – oprogramowanie i serwis Chmury Faktur, obsługiwany przez Idea Bank, dostępny w sieci Internet, w domenie https://chmurafaktur.pl lub za pośrednictwem aplikacji mobilnej dostępnej dla urządzeń z systemem operacyjnym Android lub iOS;
  2. Faktura Elektroniczna – faktura wystawiona, przesłana, odbierana i przechowywana w formie elektronicznej w Chmurze Faktur;
  3. Bank – Idea Bank Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, Rondo Daszyńskiego 2c, 00-843 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000026052, NIP 5260307560, REGON 011063638, posiadająca kapitał zakładowy w wysokości 156 803 962 PLN (opłacony w całości), email: kontakt@ideabank.pl;
  4. Idea Cloud – usługa bankowości elektronicznej świadczona drogą elektroniczną przez Bank;
  5. Umowa – umowa zawarta pomiędzy Bankiem a Użytkownikiem w momencie zarejestrowania się Użytkownika w Chmurze Faktur, w ramach której Użytkownik otrzymuje dostęp do Chmury Faktur;
  6. Użytkownik – podmiot, który korzysta z Chmury Faktur;
  7. Regulamin – niniejszy Regulamin serwisu Chmura Faktur;
  8. Strona – Bank lub Użytkownik, przy czym Użytkownik oraz Bank łącznie nazywani są „Stronami”.
  1. Funkcje Chmury Faktur
  1. Chmura Faktur umożliwia:
    1. wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie Faktur Elektronicznych;
    2. importowanie i przechowywanie skanów i kopii dokumentów wprowadzonych do Chmury Faktur;
    3. wykonywanie czynności związanych z przetwarzaniem, przygotowaniem oraz generowaniem danych i dokumentów księgowych;
    4. archiwizację wygenerowanych i zaimportowanych danych znajdujących się w dokumentach wprowadzonych do Chmury Faktur.
  2. Faktury Elektroniczne wysyłane są na adres poczty elektronicznej (e-mail) odbiorcy podany przez Użytkownika. Użytkownik wystawiając faktury bierze na siebie odpowiedzialność i obowiązek uzyskania uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę.
  1. Rejestracja
  1. Osoba, która nie jest zarejestrowana w Chmurze Faktur może jedynie pobierać Faktury Elektroniczne wystawione jej przez Użytkownika Chmury Faktur.
  2. W celu skorzystania z wszystkich funkcji Chmury Faktur należy się w niej zarejestrować.
  3. Rejestracja w Chmurze Faktur wymaga podania przez daną osobę jej adresu e-mail (który będzie następnie loginem do Chmury Faktur) oraz ustanowienia hasła. Na podany adres e-mail zostanie wysłany link umożliwiający zakończenie procesu rejestracji. Bank może wymagać również podania innych danych w ramach rejestracji.
  4. Użytkownik zobowiązany jest do przekazywania Bankowi jedynie prawidłowych, kompletnych i zgodnych ze stanem faktycznym i prawnym danych.
  1. Obowiązki Użytkownika
  1. Użytkownik zobowiązany jest:
    1. stosować się do zaleceń i instrukcji Chmury Faktur, pojawiających się w trakcie użytkowania, m. in. w postaci komunikatów i zadań;
    2. do przestrzegania postanowień Regulaminu;
    3. do kontrolowania oraz weryfikacji danych oraz numerów kont bankowych kontrahentów wprowadzanych do Chmury Faktur;
    4. zabezpieczyć wszelkie urządzenia, przy pomocy których korzysta z Chmury Faktur, przed działaniem złośliwego oprogramowania i nieuprawnionym dostępem osób trzecich;
    5. korzystać z Chmury Faktur wyłącznie w okolicznościach zapewniających poufność komunikacji;
    6. do nieudostępniania loginu i hasła osobom trzecim.
  1. Warunki i wymagania techniczne
  1. Wymagania techniczne, niezbędne do korzystania z Chmury Faktur za pośrednictwem strony internetowej są następujące:
      1. dostęp do sieci Internet;
      2. posiadanie konta poczty elektronicznej (e-mail);
      3. korzystanie z jednej z rekomendowanych przeglądarek internetowych tj. Firefox 24, Internet Explorer 8, Chrome 25, Opera 12, Safari 5 lub ich nowszych wersji;
      4. systemy informatyczne Użytkownika powinny mieć włączoną obsługę plików cookies i włączony JavaScript.
  2. Wymagania techniczne, niezbędne do współpracy z Chmurą Faktur za pośrednictwem aplikacji mobilnej:
      1. dostęp do sieci Internet;
      2. posiadanie konta poczty elektronicznej (e-mail);
      3. korzystanie z systemu operacyjnego Android w wersji minimum 6.0 lub iOS w wersji minimum 11.
  3. Do przeglądania lub drukowania wydruków generowanych przez Chmurę Faktur konieczne jest posiadanie programu do przeglądania i drukowania plików PDF (np. Adobe Acrobat).
  4. Bank zapewnia dostęp do Chmury Faktur w wymiarze 90% w skali miesiąca.
  5. Bank ma prawo do zaprzestania lub ograniczenia świadczenia usług oraz działania Chmury Faktur, bez wcześniejszego powiadomienia, oraz do przeprowadzania prac konserwacyjnych.
  1. Prawa własności intelektualnej
  1. Wszelkie prawa do Chmury Faktur oraz będących składnikiem usług, przysługują Bankowi lub osobom trzecim, które wyraziły zgodę na rozpowszechnianie ich przez Bank.
  2. Żaden fragment publikacji (zawartość taka jak: tekst, grafika, logotypy, ikony, obrazy, zdjęcia, pliki audio, wideo, pliki z danymi, prezentacje, programy oraz wszelkie inne dane) prezentowany w Chmurze Faktur nie może być powielany lub rozpowszechniany w żadnej formie i w żaden sposób bez uprzedniego zezwolenia Banku.
  1. Odpowiedzialność
  1. Bank nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z korzystania z Chmury Faktur.
  2. Bank nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z:
    1. przerw lub niedostępności Chmury Faktur;
    2. niepoprawnego funkcjonowania lub błędnego użycia Chmury Faktur;
    3. dostępu do konta Użytkownika przez osoby nieuprawnione;
    4. nieznajomości lub nieprzestrzegania Regulaminu przez Użytkownika;
    5. niebezpieczeństw związanych z użytkowaniem sieci np. ataków hakerskich, zainfekowania systemu przez wirusy;
    6. utraty informacji.
  3. Bank nie ponosi odpowiedzialności za decyzje Użytkownika podjęte w oparciu o informacje uzyskane w wyniku korzystania z zasobów Chmury Faktur.
  4. Odpowiedzialność Banku ograniczona jest do strat rzeczywistych.
  5. Odpowiedzialność Banku ograniczona jest do szkód wywołanych z winy umyślnej.
  1. Reklamacje
  1. Użytkownik może zgłosić reklamację:
    1. za pomocą formularza reklamacyjnego dostępnego na stronie internetowej Banku;
    2. telefonicznie poprzez Infolinię tel. 22 101 10 10 lub 801 999 111;
    3. pisemnie na adres: Biuro Reklamacji, Idea Bank S.A., Rondo Daszyńskiego 2 C, 00-843 Warszawa;
    4. osobiście w oddziale Banku.
  2. Bank rozpatruje reklamację niezwłocznie po jej otrzymaniu, jednakże nie później niż w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania reklamacji. W szczególnie skomplikowanych przypadkach, uniemożliwiających rozpatrzenie reklamacji i udzielenie odpowiedzi w terminie 30 – dniowym, Bank w informacji przekazywanej Użytkownikowi, który wystąpił z reklamacją:
    1. wyjaśnia przyczynę opóźnienia;
    2. wskazuje okoliczności, które muszą zostać ustalone dla rozpatrzenia sprawy;
    3. określa przewidywany termin rozpatrzenia reklamacji i udzielenia odpowiedzi, który nie może przekroczyć 60 dni od dnia otrzymania reklamacji.
  3. Odpowiedzi na reklamacje Bank udziela w postaci papierowej lub za pomocą innego trwałego nośnika informacji. Na wniosek Użytkownika odpowiedź może być wysłana za pośrednictwem poczty elektronicznej.
  4. Jeżeli Użytkownik nie zgadza się ze stanowiskiem Banku przedstawionym w odpowiedzi na reklamację, może skierować odwołanie do Rzecznika Klienta Idea Banku w ciągu 14 dni od daty otrzymania odpowiedzi na reklamację.
  1. Powierzenie przetwarzania danych osobowych
  1. Korzystanie z Chmury Faktur wiąże się z dostępem przez Bank do danych osobowych, w stosunku do których administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE jest Użytkownik. W związku z tym Użytkownik i Bank zawrą Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodną z wymaganiami art. 28 RODO. Umowa ta będzie zgodna z wzorem znajdującym się na stronie internetowej www.chmurafaktur.pl. Użytkownik zobowiązuje się do zawarcia tej umowy poprzez zaznaczenie stosownego checkboxa lub w inny sposób określony przez Bank. Zawarcie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych jest niezbędne do korzystania z Chmury Faktur.
  1. Integracja Chmury Faktur z Idea Cloud
  1. Użytkownik, który korzysta z Idea Cloud, ma możliwość integracji Chmury Faktur z Idea Cloud.
  2. W celu integracji, o której mowa w ust. 1, Użytkownik musi złożyć oświadczenia wymagane przez Bank.
  3. Integracja Chmury Faktur z Idea Cloud umożliwia:
    1. zaimportowanie z Idea Cloud do Chmury Faktur dokumentów przychodowych;
    2. dokonanie płatności na rzecz kontrahenta w ramach Idea Cloud z poziomu dokumentu otrzymanego w Chmurze Faktur wraz z automatycznym oznaczeniem statusu płatności faktury sprzedażowej na liście dokumentów otrzymanych („zapłacona”);
    3. otrzymanie w Chmurze Faktur informacji o statusie płatności faktury na liście dokumentów wystawionych („zapłacona”), w przypadku dokonania płatności przez kontrahenta, na rzecz którego Użytkownik wystawił fakturę przychodową;
  4. W przypadku zakończenia korzystania przez Użytkownika z Idea Cloud funkcjonalności wskazane w ust. 3 zostaną wyłączone.
  5. Użytkownik może w każdym momencie zakończyć integrację Chmury Faktur z Idea Cloud, korzystając z odpowiednich funkcji udostępnionych w Chmurze Faktur.
  1. Integracja Chmury Faktur z usługami Tax Care S.A.
  1. Jeżeli Bank udostępni taką funkcję, Użytkownik, który zawarł umowę na świadczenie usług księgowych z Tax Care S.A. (lub następcą prawnym tej spółki) lub z biurem rachunkowym, które prowadzi księgowość swoich klientów w systemie Tax Care S.A., ma możliwość integracji Chmury Faktur z systemem Księgowości Online Tax.
  2. Integracja, o której mowa w ust. 1, może nastąpić za pośrednictwem Chmury Faktur lub systemu Księgowość Online Tax.
  3. Integracja Chmury Faktur z systemem Księgowości Online Tax umożliwia:
    1. dostęp księgowego do faktur wystawionych, odebranych, zaimportowanych lub przechowywanych przez Użytkownika w Chmurze Faktur;
    2. uzyskanie informacji na temat osiągniętych wyników prowadzonej przez Użytkownika działalności;
    3. korzystanie z dodatkowych narzędzi i usług w ramach funkcjonalności Księgowości Online Tax, zapewnianych przez Tax Care S.A.
  4. Użytkownik może w każdym momencie zakończyć integrację Chmury Faktur z Księgowością Online Tax, korzystając z odpowiednich funkcji udostępnionych w Chmurze Faktur.
  5. W przypadku zakończenia przez Użytkownika korzystania z Księgowości Online Tax, integracja z Chmurą Faktur zostanie zakończona.
  6. Bank może w każdym momencie zakończyć integrację dla wszystkich Użytkowników Chmury Faktur z systemem Księgowości Online Tax, jeżeli zakończy w tym zakresie współpracę z Tax Care S.A. lub z następcą prawnym Tax Care S.A. Bank poinformuje Użytkowników o zakończeniu integracji z co najmniej 7 dniowym wyprzedzeniem, przesyłając stosowną wiadomość na adres e-mail Użytkownika lub w Chmurze Faktur.
  1. Zmiana Regulaminu
  1. Bank jest uprawniony do zmiany Regulaminu w razie wystąpienia co najmniej jednej ważnej przyczyny, którą może być:
    1. zmiana stanu prawnego skutkująca koniecznością wprowadzenia zmian w Regulaminie;
    2. zmiana interpretacji przepisów prawa wskutek orzeczeń sądów, decyzji, rekomendacji lub zaleceń Narodowego Banku Polskiego, Komisji Nadzoru Finansowego;
    3. zmiana systemu informatycznego Banku wymuszająca zmianę postanowień umownych;
    4. istotna zmiana sytuacji rynkowej w zakresie działalności prowadzonej przez Bank;
    5. poprawienie przez Bank bezpieczeństwa lub poziomu ochrony danych osobowych;
    6. wprowadzenie nowych funkcji lub usunięcie dotychczasowych;
    7. rozszerzenie lub ulepszenie funkcji istniejących;
    8. wprowadzenie opłat lub prowizji z tytułu usług świadczonych w ramach Chmury Faktur, z powodu zmiany o co najmniej 3 p.p. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw za poprzedni rok (zgodnie z danymi Głównego Urzędu Statystycznego) przy czym wprowadzona opłata nie może być wyższa niż 200 zł a prowizja wyższa niż 5% kwoty, której dotyczy;
    9. inna ważna przyczyna.
  2. W przypadku zmiany Regulaminu w trakcie obowiązywania Umowy, Bank przekaże Użytkownikowi zmieniony Regulamin lub wykaz zmian.
  3. Zmieniony Regulamin obowiązuje Użytkownika od określonej przez Bank daty jego obowiązywania, chyba że Użytkownik w terminie 30 dni od dnia przekazania powiadomienia o zmienionym Regulaminie lub wykazie wprowadzanych zmian wypowie umowę.
  4. Jeżeli Użytkownik nie dokona wypowiedzenia umowy, przyjmuje się, że wyraża zgodę na zmiany.
  5. Bank powiadamia Użytkownika o zmianach Regulaminu:
    1. poprzez Chmurę Faktur; lub
    2. pocztą na adres do korespondencji wskazany Bankowi; lub
    3. pocztą elektroniczną.
  1. Postanowienia końcowe
  1. Zabronione jest wprowadzanie do Chmury Faktur treści o charakterze bezprawnym. Niedopuszczalne jest korzystanie z Chmury Faktur w sposób uniemożliwiający lub mający na celu nieautoryzowany dostęp do Chmury Faktur, wprowadzanie do niego złośliwego oprogramowania lub uniemożliwienia albo zakłócenia jego prawidłowego działania.
  2. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
  3. Językiem porozumiewania się pomiędzy Bankiem a Użytkownikiem jest język polski.
  4. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu stanie się z jakichkolwiek przyczyn nieważne lub nieskuteczne, pozostaje to bez wpływu na ważność i skuteczność pozostałych postanowień Regulaminu.
  5. Użytkownik może w każdym momencie zrezygnować z korzystania z Chmury Faktur poprzez usunięcie swojego konta w Chmurze Faktur. Usunięcie konta jest równoznaczne z wypowiedzeniem umowy, na podstawie której Użytkownik korzysta z Chmury Faktur, ze skutkiem natychmiastowym.
  6. Bank może wypowiedzieć umowę, na podstawie której Użytkownik korzysta z Chmury Faktur, z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia, w następujących przypadkach:
    1. decyzji Banku o zamknięciu Chmury Faktur dla wszystkich Użytkowników;
    2. wykorzystywania Chmury Faktur przez Użytkownika do działań niezgodnych z prawem;
    3. braku zalogowania się przez Użytkownika do Chmury Faktur przez co najmniej kolejnych 6 miesięcy;
    4. braku wystawienia przez Użytkownika jakiejkolwiek faktury w ramach Chmury Faktur przez co najmniej kolejnych 6 miesięcy;
    5. zakończenie prowadzenia działalności gospodarczej przez Użytkownika lub likwidacja Użytkownika;
    6. istotnego naruszenia przez Użytkownika Regulaminu;
    7. co najmniej trzykrotnego naruszenia przez Użytkownika jakiegokolwiek obowiązku wynikającego z Regulaminu.
  7. Bank może złożyć oświadczenie o wypowiedzeniu w co najmniej jeden z następujących  sposobów:
    1. przesyłając oświadczenie na adres do korespondencji Użytkownika;
    2. przesyłając oświadczenie na adres e-mail Użytkownika;
    3. przesyłając oświadczenie w koncie Użytkownika, w Chmurze Faktur.
  8. Bank zastrzega możliwość zmiany funkcjonalności Chmury Faktur w każdym czasie.