Najczęściej zadawane pytania

Jak wystawić pierwszą fakturę?

W Chmurze Faktur możesz wystawiać faktury i rachunki, które są dostępne w obrocie krajowym i zagranicznym, są to min.: Faktura VAT, Faktura VAT zaliczkowa i końcowa, Faktura VAT marża, Faktura korygująca, Proforma, Eksport towarów / Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów, Eksport usług / Wewnątrzwspólnotowe Świadczenie Usług, Rachunek / Faktura, Nota korygująca. 

Po zarejestrowaniu się i uzupełnieniu danych firmy, możesz wystawiać dokumenty sprzedażowe. Jeśli chcesz ustawić indywidualne parametry tj.: dodać konto bankowe, ustawić numerację dokumentów, dodać logo, zdefiniować domyśle ustawienia faktury oraz dane na wydruku przejdź do zakładki Ustawienia księgowe -> Ustawienia faktury

Aby wystawić fakturę naciśnij skrót Wystaw fakturę [1] lub przejdź do zakładki Dokumenty wystawione [2] -> Wystaw dokument [3]

Formularz Wystaw dokument został zaprojektowany w taki sposób, aby wystawienie faktury było szybkie i intuicyjne. Z poziomu jednej formatki można wystawić różne typy dokumentów – rozwiń listę [4] i wybierz odpowiedni typ.

Następnie wskaż kontrahenta – nie musisz samodzielnie uzupełniać danych kontrahenta. Dodając nowego kontrahenta (Kontrahent -> lista rozwijana Dodaj nowego) pobierz jego dane z GUS na podstawie numeru NIP.

Dodaj towar lub usługę – w celu przyspieszenia procesu wystawiania faktur możesz stworzyć z katalogu produktów. Jest to lista towarów i usług, która tworzy się automatycznie podczas wystawiania dokumentów, jedyne o czym musisz pamiętać to dodanie pozycji do katalogu produktów [6] przed wystawieniem faktury. Wprowadzone dane będę się podpowiadały podczas wystawiania kolejnych faktur. Zarządzanie katalogiem produktów dostępne jest w zakładce Zarządzanie towarami i usługami

I gotowe – fakturę można już wystawić. 

Jeśli jednak chcesz zmienić walutę lub rodzaj płatności naciśnij Pokaż wszystkie dane [7].

Po wystawieniu dokumentu pojawią się szczegóły faktury. Wystawiony dokument można od razu przekazać kontrahentowi. Ponadto dokument można edytować, usunąć, wystawić korektę lub wystawić ponownie.

Na czym polega windykacja klienta?

Z poziomu szczegółów dokumentów wystawionych możesz wysłać przypomnienie do kontrahenta o braku płatności – po naciśnięciu Ponaglenie do kontrahenta zostanie wysyłany mail z informacją, że termin płatności za wskazany dokument upłynął. 

Dodatkowo z poziomu z listy Dokumenty wystawione możesz zarządzać swoimi płatnościami. Po otrzymaniu płatności od kontrahenta oznacz status płatności faktury w systemie – dzięki temu w Chmurze Faktur będziesz mógł monitorować płatności. 

Aby dodać płatność przejdź do szczegółów dokumentu i naciśnij Dodaj płatność. Następnie w polu Płatność wskaż datę płatności, metodę płatności oraz kwotę jak została zapłacona. Jeśli wpłata była częściowa, system automatycznie podstawie kwotę pozostałą do zapłaty – możesz dodać kilka płatności do jednego dokumentu. Aby sprawdzić historię płatności naciśnij Historia płatności.

Na liście Dokumenty wystawione znajdziesz informację o płatności za dany dokument – kolumna zaznaczona na poniższym scr informuje o statusie płatności:

W celu wyszukania faktur według wybranego statusu płatności przejdź do Dokumenty wystawione -> Filtry dodatkowe i z listy Status płatności wybierz płatności jakie chcesz wyszukać – następnie naciśnij Szukaj.

Jak wystawić korektę faktury?

Chmura Faktur umożliwia wystawienie korekty do Faktury VAT lub Faktury/Rachunku. 

Aby wystawić korektę przejdź do szczegółów dokumentu i naciśnij Korekta. Wystawiając korektę masz bieżący podgląd dokumentu, który korygujesz co zdecydowanie ułatwia zadanie.   

Następnie zmodyfikuj pozycje faktury które chcesz skorygować. W części Pozycje faktury po korekcie zostały skopiowane pozycje z dokumentu pierwotnego i na nich możesz zmienić wartości, usunąć [1] lub dodać nowe usługi/towary [2]. 

Po wystawieniu, korekta nadpisze się na dokument pierwotny. Aby zobaczyć fakturę przed korektą przejdź do szczegółów korekty i naciśnij Dokument pierwotny – faktura pierwotna rozwinie się poniżej. 

Po wystawieniu wyślij korektę do kontrahenta. 

Co to jest email dedykowany?

Twój indywidulany adres email służy do przesyłania faktur otrzymanych na zwykłą skrzynkę pocztową. W szybki sposób zaimportujesz dokumenty ze swojego maila – wyślij faktury w formie załącznika na indywidulany adres mailowy a dodadzą się do Dokumentów otrzymanych.  

Adresy e-mail, z których będziesz chciał przesyłać dokumenty do Chmury Faktur należy dodać w Ustawienia księgowe -> Aliasy

Indywidualny adres email możesz przekazać również kontrahentom dzięki temu wszystkie dokumenty zgromadzisz w jednym miejscu. Pamiętaj o dodaniu adresu kontrahenta do aliasów. 

Twój indywidualny adres email znajduje się na stronie głównej w Chmurze Faktur. 

Twój indywidualny adres email służy do odbierania wyłącznie faktur – nie zobaczysz wiadomości jaką przesłał Ci kontrahent. 

Co daje mi zaproszenie kontrahentów do Chmury Faktur?

Dzięki temu, że Ty i Twoi kontrahenci wystawiają faktury w Chmurze Faktur wszystkie dokumenty masz w jednym miejscu. 

Co daje mi dodanie kategorii do faktury?

Dzięki kategoryzacji wydatków w łatwy i szybki sposób sprawdzisz na co i ile wydajesz. W zakładce Raporty -> Dokumenty otrzymane możesz sprawdzić strukturę swoich wydatków na przestrzeni wybranego okresu. 

Przydzielanie kategorii jest niezbędne do odpowiedniego wykazania dokumentu w pliku JPK_VAT. 

Kategorię wydatku dodasz z poziomu szczegółów dokumentów znajdujących się w Dokumentach wystawionych. Po naciśnięciu Zmień wyświetli się lista, z której wybierz jakiego wydatku tyczy się faktura. 

Co zyskuje mając integrację Chmury Faktur z księgowością Tax Care?

Dzięki integracji Chmury Faktur z księgowością Tax Care zyskujesz możliwość automatycznego przekazywania dokumentów do księgowej. Wszystkie dokumenty które wystawiasz i odbierasz od razu trafią do księgowej. 

Aby zlecić automatyczną wysyłkę przejdź do Ustawienia księgowe -> Zarządzanie powiadomieniami i zaznacz checkbox Automatycznie przekazuj dokumenty księgowej. 

Jeśli w Chmurze Faktur przechowujesz wszystkie dokumenty również te prywatne, nie ma problemu możesz je pojedynczo odznaczyć i nie zostaną przekazane księgowej. Przejdź do szczegółów dokumentu którego nie chcesz przekazać i przy statusie przekazania dokumentów naciśnij Zmień

Jakie korzyści otrzymuje biuro rachunkowe, którego kontrahenci korzystają z Chmury Faktur?

Jeśli klienci biura rachunkowego korzystają z Chmury Faktur to wszystkie dokumenty będą mogły otrzymywać bezpośrednio w systemie TAX. Dokumenty otrzymane bezpośrednio będą zawierały metadane oraz obraz w formacie PDF. Otrzymanie metadanych powoduje, że podczas księgowania nie musimy przepisywać danych z faktury – wszystkie niezbędne dane podstawią się w odpowiednie pola. Księgowa tak naprawdę musi zdecydować o sposobie dekretacji do podatku dochodowego oraz VAT.

Dzięki integracji systemów oprócz korzyści płynących dla księgowej są również korzyści dla klienta biura. Klient widzi bieżący podgląd wyników swojej firmy. Może przeglądać deklaracje podatkowe oraz ewidencje. 

Czy Chmura Faktur jest bezpieczna?

Tak! Wprowadziliśmy wiele rozwiązań programistycznych, które gwarantują bezpieczeństwo Twoich danych oraz faktur. Są to rozwiązania, które na swoich stronach stosują banki. Poniżej znajdziesz część zabezpieczeń, z których korzysta Chmura Faktur:

  1. Protokół SSL

Pola logowania i wprowadzania danych osobowych są chronione przez protokół SSL. To kompilacja dwóch szyfrów – symetrycznego i asymetrycznego. Obydwa kody działają na różnych zasadach. Oznacza to, że dane które wprowadzisz są szyfrowane i deszyfrowane dwa razy i na dwa rożne sposoby. Ponadto każdy klucz używany podczas deszyfrowania jest ważny tylko podczas jednej sesji w programie.

  1. Funkcja hashująca

Twoje hasło jest szyfrowane przy użyciu tzw. funkcji hashującej. To proces, który działa jednokierunkowo. Oznacza to, że praktycznie nie ma możliwości odwrócenia szyfrowania i podejrzenia Twojego hasła.

  1. Autentykacja dwuskładnikowa

Stosujemy dwa hasła zabezpieczeń. Jedno ustalasz sam, drugie wysyłamy Ci mailowo podczas rejestracji. To tzw. autentykacja dwuskładnikowa. W ten sposób mamy pewność, że nikt nie używa Twojego adresu e-mail, aby założyć konto w systemie.

  1. Ciągła aktualizacja

Na bieżąco aktualizujemy oprogramowanie Chmury Faktur. Oznacza to, że dopasowujemy się nie tylko do zmian w prawie podatkowym, lecz także do najnowszych trendów w dziedzinie szyfrowania i bezpieczeństwa danych.

  1. Kopie zapasowe

Codziennie tworzymy kopie zapasowe systemu oraz wprowadzonych do niego danych. Przechowujemy je na zabezpieczonych serwerach w europejskim obszarze gospodarczym.

  1. Ochrona załączników

Wszystkie faktury są przesyłane w postaci dedykowanych linków. Oznacza to, że przechwycenie załącznika z serwera pocztowego jest niemożliwe… bo nie wysyłamy żadnego załącznika. To rozwiązanie jest zdecydowanie bezpieczniejsze.

Korzystaj za darmo!

Korzystaj z Chmury Faktur